A Administração de documentos Iron Mountain Connect substituiu o catálogo de endereços pessoal do Centro de documentos pela funcionalidade aprimorada centralizada de endereço que os administradores do sistema controlam. Este tópico é destinado a administradores de sistema e os usuários em empresas que, anteriormente, usavam catálogos de endereços no Centro de documentos Iron Mountain.
Onde posso encontrar meu catálogo de endereços pessoal?
- Os catálogos de endereços pessoais foram removidos.
- Agora, os administradores do sistema criam, editam e ativam/desativam o acesso do usuário aos endereços por meio de Administração | Gerenciar endereços.
- Usuários analisam e selecionam um endereço na etapa Detalhes, na ajuda de pedidos.
- Os usuários com as permissões apropriadas são capazes de criar endereços ao fazer pedidos.
- Uma vez que um endereço é criado, ele é disponibilizado para utilização e pode ser definido como endereço-padrão ou endereço favorito por um usuário para tornar o processo mais simples.
Por que a funcionalidade de endereço mudou?
- Ter vários repositórios de endereço causou inconsistência e erros.
- Com um repositório centralizado, os endereços são sincronizados EM TODO O SISTEMA.
- Endereços-padrão e favoritos automatizam processos e eliminam erros.
- Fluxo de trabalho simplificado.
- Menos tempo gasto procurando e copiando endereços para o catálogo de endereços pessoal.
Onde posso encontrar a nova funcionalidade de endereço?
- Administradores do sistema:
- Agora, os administradores do sistema criam, removem, editam e ativam o acesso do usuário aos endereços de envio por meio de Gerenciamento de documentos |Administração | Gerenciar endereços.
- Os administradores do sistema podem atribuir endereços de envio para um usuário em Gerenciar usuários ao criar ou modificar um usuário.
- Usuários:
- Os usuários clicam no link Alterar endereço em uma das telas de detalhes do pedido para abrir a tela Lista de endereço de envio.
- Na tela Lista de endereço de envio, os usuários visualizam e editam endereço, além de definirem e marcarem endereços como favoritos.
- Os usuários com as permissões adequadas visualizam o botão Add Address (Adicionar endereço) na tela Lista de endereço de envio e podem criar endereços ao fazer pedidos.
O que devo fazer caso não encontre um endereço que constava em um Centro de documentos?
Caso não consiga encontrar um endereço que constava em um catálogo de endereços pessoal no Centro de documentos:
- Aplique filtros da coluna para reduzir o número de endereços exibidos.
- Caso seja um administrador do sistema ou um usuário com nível de acesso/permissão para criar endereços, mas não consiga encontrar o endereço mesmo após aplicar os filtros, crie o endereço.
NOTA:Se um usuário padrão precisa acessar o mesmo endereço para clientes diferentes, os administradores de sistema usam as etapas na
Criação de endereços de envio para criar manualmente o endereço em cada registro de cliente.
Quais usuários têm acesso a um endereço de envio?
NOVO ENDEREÇO
- Usuários comuns: Por padrão, TODOS os usuários comuns têm acesso a TODOS OS NOVOS ENDEREÇOS pertencentes a um cliente, A MENOS QUE o administrador do sistema restrinja o acesso aodesmarcar manualmenteo usuário durante a etapa Selecionar usuário em Gerenciamento de documentos |Administração | Gerenciar organizações assistente de endereço.
- Usuários migrados:
- Os usuários do Centro de documentos migrado que têm permissão para criar e editar ou copiar os endereços de entrega têm acesso a todos os endereços para um cliente. Como administrador do sistema, você deve analisar os endereços e desmarcar manualmente os usuários que não devem ter acesso.
- Usuários do Centro de documentos migrados que não tem nível de acesso/permissão para criar e editar ou copiar endereços de envio só têm acesso a endereços validados de seu catálogo de endereços pessoal do Centro de documentos.
ENDEREÇO EXISTENTE
Por padrão, os usuários comuns NÃO têm acesso a endereços existentes, a menos que o administrador do sistema manualmenteselecioneo usuário durante a etapa Selecionar usuário emGerenciamento de documentos |Administração | Gerenciar organizações assistente de endereço.
ALTERAÇÕES DE FUNÇÃO
Os administradores que foram convertidos para usuários padrão perdem todo o acesso a endereços e devem ter o acesso concedido manualmente pelo seu administrador do sistema.
Como agir caso endereços de envio desatualizados forem exibidos?
Como administrador do sistema, caso endereços desatualizados sejam exibidos, haverá três opções:
- Editar o endereço e remover atribuição de todos os usuários associados com ele. O endereço permanecerá em Administração de documentos Iron Mountain Connect, contudo, os usuários não poderão mais visualizar o endereço desatualizado.
- Desative o endereço atualizando o status do endereço. O endereço permanece no Administrador de documentos IMC e os usuários continuarão a ver o endereço em suas listas, mas o endereço não pode ser usado em nenhum novo pedido ou atribuído a nenhum usuário enquanto estiver com um Status inativo.
- Remover o endereço. Esteja ciente de que a remoção de um endereçoexcluirá permanentemente o endereço. Nenhum backup ou registros de auditoria será fornecido.
Os usuários podem criar endereços?
Os administradores do sistema podem conceder aos usuários o nível de acesso/permissão para criar endereços de envio rapidamente ao fazerem um pedido. Os usuários que podem criar um endereço de envio também podem atribuir e remover usuários a/de endereços de envio.
Os endereços criados rapidamente por um usuário estão disponíveis a todos os usuários internos da companhia.
NOTA: os usuários podem criar e editar endereços, contudo somente os administradores do sistema podem removê-los.
